Du bekommst eine Mail und wunderst dich?

Entweder ist sie dir zu persönlich oder aber der Empfänger drückt sich sehr gestelzt aus?
Was spricht dich mehr an? Hängt es womöglich davon ab, welchen Inhalt die Mail transportiert?
Wer E-Mails schreibt, stellst sich oft und immer wieder die Frage: Wie gestalte ich die Anrede? Wie formuliere ich den ersten Satz? Welchen Zwischenteil soll ich wählen und wie um Himmels willen rede ich meine Empfanger an? Duzen oder doch lieber siezen? Differenzieren, je nach Empfängerstatus und Kundenbeziehung? All das sind keine einfachen aber dennoch wichtige Fragen, gibt es doch einen Haufen Studien dazu. Genauso wie das Ende der Mail …

Sie oder du?

Im Allgemeinen gilt es in Deutschland als üblich, dass man Fremde siezt. Auch im Schriftverkehr. Anders in Schweden oder im englischsprachigen Raum: Dort regelt die einheitliche Anrede das meiste. Also, nehme ich die Adressaten meiner Message verbal an die Hand  – per DU? Oder wähle ich doch das höfliche, förmlichere Sie? Im Online-Business hat sich das DU aus dem Englischen in vielen Bereichen durchgesetzt, im Deutschen herrscht noch das Sie vor.

Eine wichtige wie schwierige Frage. Wie löse ich das Dilemma, schließlich möchte ich meinen Lesern sowohl höflich begegnen (sie) als auch nah (du) sein? Wie kann ich ihnen auf Augenhöhe begegnen, ohne anzubiedernd zu wirken? Stell dir drei Fragen:

  1. Frage der
    Zielgruppe
  2. Frage der
    Produktwelten
  3. Frage der
    – eigenen Persönlichkeit.

Zu 1. Wen sprichst du an? Wann sprichst du ihn an? Wie kennst du wenn du ihn ansprichst? Stammkunde? Neukunde? Empfehlung von …? Wie alt ist deine Kernzielgruppe? Wo triffst du sie? Eher in Foren, wo ein lockerer Umgangston herrscht oder klassisch über Anzeigen und Suchanfragen?
2. Was verkaufst du? Welcher Art sind deine Produkte? Low- oder High-Interest? Sind sie komplex (Finanzierungs- und Versicherungsbranche?), schambesetzt (Produte aus dem Gesundheitsbereich etwa) oder eher Alltagsprodukte mit wenig Identifikationspotential?
3. Womit fühlst du persönlich dich am wohlsten? Was entspricht deiner Art und Weise? Probiere einfach aus? Und wie redest du mit Kunden? Wie meldest du dich geschäftlich am Telefon? keine Regel ohne Ausnahme. Somit kann auch ein gezielter Bruch in der Ansprache für dich und deine Kunden ganz indivuell ganz einfach der richtige Weg sein, um zu erreichen, was du willst. Deine Kunden werden es dir zeigen. Frag sie doch einfach. Eine einfache Survey (Umfrage) – z-B. über Google erstellt, kann schon einmal Licht ins Dunkel bringen, zumindest aber eine Tendenz zeigen.

Vielleicht hast du es schon erkannt …

Das sind sie wieder meine 5 W-Fragen, was dein Marketing betrifft (weiteres dazu findest du in meinem Video-Workshop “Marketing2go“): – Wen, was, wie, wo, warum?

Wenn wir E-Mails schreiben, stellt sich oft die Frage, welche Phrase man zum Abschied benutzt, und in welchem Kontext. Dabei ist es keineswegs egal, wie Sie Ihr Schreiben beenden. Denn neben der richtigen Anrede ist auch die Grußformel am Ende der E-Mail wichtig. Doch die Wahl der richtigen Verabschiedung ist nicht immer einfach.

Warum ist auch die Schlussformel wichtig?

Der Anfang ist wichtig, der Schluss ist wichtiger. Denn: Das ist der letzte und damit entscheidende Eindruck, den du hinterlässt. Du willst, dass deine Leser / User etwas tun wenn du geendet hast? Kommenteiren, den Kopf schütteln oder einen Einkauf tätigen? Dann musst du das formulieren. Und zwar am besten im PS. Davor aber steht die Grußformel, dein persönlicher Abschluss. Die muss sitzen.

Ein Tipp zum Schluss: Auf Smileys verzichten.
Wo sonst gilt, ein Bild sagt mehr als tausend Worte, sind Smileys ein No-go, zumindest im beruflichen Umfeld. Versuche, die Botschaft kurz und knapp in Worte zu fassen. Oder lass sie weg. Manchmal ist weniger auch mehr. Und. Schreib generell so selten wie möglich, so oft wie nötig. In der Fülle der täglichen E-Mails sticht eine eher raus als ein Dutzend. Besonders, wenn sie auf den Punkt, ansprachegenau und aufmerksamkeiststark ist.

Nutze eine aussagekräftige Signatur und immer eine professionelle E-Mail Adresse.  Die E-Mail Signatur ist das, was früher die Visitenkarte war. Sie muss kurz und gut sein. Und: Sämtliche gesetzliche Vorgaben erfüllen.

Viel Erfolg beim Schreiben.

PS. “Beste Grüße” gibt es nicht,
wohl aber “freundliche” oder “herzliche” …