Optimiere dein Zeitmanagement. Ein Tagesplan: Eine gute Idee?

Ein Tag ist ein Tag ist ein Tag … nicht mehr. Also 24 Stunden lang – Schlafenszeit noch abziehen — fertig. Auch wenn du mehr erledigen musst, die Zeit vermehrt sich (leider) nicht. Das bedeutet, wir müssen mit dem auskommen, was wir haben. Ein TAGESPLAN kann helfen, das wichtige vom Unwichtigen, das lang dauernde vom schnell zu erledigen zu unterscheiden. Und vor allem, sich mal darüber klar zu werden, wie lang einige dauern. Und ob das sein muss. Oder sogar sein soll. Denn Beschleunigung bringt nur bedingt und kurzfristig Erfolg. Entschleunigung tut Not, wenn du nicht in ein paar Monaten in der Burn-out-Sprechstunde sitzen willst.

  1. Regel: Der Tagesplan setzt fest, was unbedingt zu tun ist: Zum Beispiel der Arzttermin. Oder ein Kundenmeeting, vielleicht aber auch die kranke Großmutter im Wald mit einem Korb voll Leckereien und … ach, das war eine andere Geschichte.
  2. Regel: Realistisch bleiben: Wer sich morgen den Tag mit Terminen zuballert, sieht keine Sonne mehr, sprich du hetzt von einem Termin zum anderen, bist bei der kleinsten Verzögerung für den Rest des Tages in Verzug und noch mehr gestresst. Das kann nicht gutgehen.
  3. Regel: Etwas, das wir uns als To-do-Liste angelegt haben, nacheinander abzuarbeiten, kann gelingen, oft aber stellen wir am Abend fest, das, was wir uns vorgenommen haben, haben wir nicht geschafft. Warum ist das so?
    Zu wenig Puffer eingeplant, zu viel vorgenommen, zu leicht ablenken lassen.

Tagesplan erstellen: Wofür ist das gut?

Es gibt nicht den einen perfekten Tagesplan, aber es gibt ein paar Ideen, wie man mit wenig Aufwand, einen Plan erstellen kann, der für einen selbst passt.

Und dieser Plam besteht vor allem aus einem: aus Kompromissen!
Nicht durchtakten, sondern locker zusammenstellen.

Ob digital oder analog ist gleich, wichtig ist, dass du so viel wie möglich auf deine Bedürfnisse eingehst. Morgens brauchst du länger, um wach zu werden? Oder die Mittagspause ist dir wichtiger, du abends so richtig fit? Versuche die Dinge darum herumzuplanen … So viel wie möglich daran anzupassen und dir Hilfe zu holen bei der Erledingung weniger wichtiger Dinge.

Ein Plan ist jedenfalls nur dann ein Plan, wenn du ihn schwarz auf weiß vor dir hast, sprich aufgeschrieben. Dann kannst du auf deinen Tagesplan schauen und siehst genau, was vor dir liegt. Was bereits erledigt ist, manchen hilft es tatsächlich Kästchen zum Abhaken einzubauen, das ist dann ein gutes Gefühl, einen Haken machen zu können. So behältst du den Überblick und kannst dich selbst belohnen.

Selbstständiges Arbeiten ist nicht immer leicht, auch wenn es viele Vorteile, wie freie Zeiteinteilung bietet, gerade darin liegt oft die Crux. Man will alles in diese Zeit quetschen und vergisst, dass Zeit nicht dehnbar ist. Zu viel, zu oft, zu schnell. Das sind die Kardinalfehler. Gerade als Elternteil, wo so oft noch Unvorhergesehenes dazwischen kommt. Und ganze Zeitfenster bersten. Ohne Ersatz.

Listen sind immer so sinnvoll wie ihre Nutzung: Tagesplan für dich!

Ja. Nein. Vielleicht. Wen dich der Plan nur stresst, lass ihn weg. Wenn er dir hilft, nutze ihn. Lege ihn an wie eine gute Szene: So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Verfrans dich nicht in Nebensächlichkeiten.

Alle anstehenden Aufgaben werden in einer Liste festgehalten, dann kannst du sie ordnen,

nach Zeit, nach Wichtigkeit, nach Möglichkeit. Brauchst du noch etwas anderes, um eine Sache zu erledigen? Was ist das Unaufschiebbare? Und – ist es das wirklich?

Plan B

Überleg dir ein Plan B; wenn die Nachbarin dich bittet, ihr etwas mitzubringen, dein Chef Überstunden will oder der Kunde eine Extra Korrekturrunde einfordert. Wenn die beste Freundin anruft oder die Schule, weil das Kind krank ist. Wer eine Hängematte im Hinterkopf hat, ist automatisch entspannter. Auch wenn er sie oft gar nicht braucht.

Um in den Flow zu kommen, sind vor allem unterbrechungsfreie Arbeitseinheiten wichtig. Bastel dir ein Schild fürs Home Office – stell das Telefon eine Weile ab und schalte um Himmels willen den E-Mail Empfang aus, ein- bis zweimal am Tag reicht. Du wirst staunen, wie viel du dann schaffst, wenn du dich konzentrieren kannst und am Stück arbeiten, um in den Flow zu kommen, und das auch konsequent durchziehst. Es gibt tolle Tools und Vorlage zur Erstellung von Tagesplänen, bei Interesse schicke ich dir gern etwas dazu zu.

Und wenn es mal nicht klappt mit dem Konzentrieren? Ein Power Nap kann helfen, max. 20 min, ein Spaziergang oder einfach mal die Augen zu schließen für fünf Min. Mach dich nicht fertig, sei nachsichtig mit dir selbst und probiere einfach aus, was du brauchst.

Teilhaben und teilnehmen

Ziele und Vorhaben, Teilschritte und Status helfen dir zu sehen, wie weit die Aufgabe gediegen ist und ob sie noch wichtig ist.

Sei kritisch mit deinen Zeitfressern und geizig mit deiner Zeit – überleg dir bei jedem Ja vorher zweimal, ob du das machen willst und musst und dir zeitlich leisten kannst. Nicht alles muss von dir erledigt werden. Menschen gewöhnen sich schnell an Gefallen, also sei geizig damit – schließlich ist Zeit Geld und deine Arbeitszeit erst recht. Lass die Wäsche liegen, verschieb den Plausch auf Feierabend und nutze deine konzentrierte Phase für dich, ganz “egoistisch“. Du, deine Familie, das, was dir wichtig ist, sollte deine Zeit größtenteils bestimmen. Das sollte sich auch im Tagesplan niederschlagen.

Zeitmanagement ist Disziplin, aber nicht nur. Es ist auch das Erkennen und Unterbinden von fremden Zeitfressern, die dich okkupoieren wollen.

Überleg dir jeden Tag oder manchen hilft es auch, am Abend besser zur Ruhe zu kommen: Was willst du heut / morgen erreichen?

Überfordere dich nicht, unterstütze dich – Gibnicht der inneren kritischen Stimme nach, die dich antreibt und dir vorschreibt, was richtig ist und was zu tun ist, sondern, du bist erwachsen, bestimme selbst, was du machst. Du hast das RECHT, über deine (freie) frei Zeit zu verfügen. Verschiedene Methoden der Umsetzung können dir dabei helfen.

Was ist eilig und wichtig? Was ist eilig aber unwichtig? Was ist nicht eilig aber wichtig? Was ist nicht eilig und unwichtig? Merkst du den Unterschied?

Statt Chaos und Überforderung gliederst und kategorisierst du und kannst damit aussortieren, bzw. delegieren und aussortieren.—

Du gibst dein Tempo vor, das bedeutet: radikal NEIN! sagen lernen.
Geh wie folgt vor, wenn dein Kopf sich manchmal wie ein Schnellkochtopf kurz vor dem Überkochen anfühlt:

Aufgaben notieren
Dauer einschätzen
Pausen und Puffer einplanen
Prioritäten setzen
Check – was hat geklappt?

Du solltest das “auch” durch mehr “nicht” ersetzen. Was kann ich streichen? Muss ICH jedes Wochenende die Katze des Nachbarn füttern? Kann vielleicht ein anderer machen. Muss ich allein die Wohnung putzen? Nein. Muss ich die Vertretung komplett übernehmen?
Nein. Sich trauen, nein zu sagen und für sich einzustehen ist manchmal schmerzhaft, immer wichtig und oft unausweichlich. Manchmal müssen sich die Leute in deinem Umfeld erst daran gewöhnen. Das ist ok.

Aber: Dann beibt aber mehr Zeit für die wirklich bedeutsamen Dinge. Deine Tochter will dir ein Bild zeigen? Dein Sohn von seinem Tag erzählen? Ist das nicht wichtiger als den Small Talk mit … wem auch immer zu lauschen? Nur um höflich zu sein?

Tipps für deinen perfekten Tagesplan

  • Bereits dich vor: Überleg dir genau, was du brauchst für eine Aufgabe. Alles da? Liegt alles bereit? Dann geht es schneller und du hast ein motivierendes Erfolgserlebnis zu verzeichnen.
  • Eine Energie ist Gold wert. Vergeude sie nicht. Kuchenbasar? Na und? Vielleicht reicht etwas gekauftes? Oder die Kinder müssen selbst ran? Socken bügeln? Warum um Gottes willen? Sieht eh keiner …Puffer ist das A und O: 60 Prozent für Aufgaben einplanen, 40 Prozent als Puffer lassen! Besser so als wieder nur hinterherhetzen. Wenn noch Zeit übrig ist, umso besser … Mach etwas Schönes damit. Was DU für wichtig hältst, nicht die Schwiegermutter, nicht der Chef, sondern nur du.

    Was ist das Schwierigste? Damit beginnst du!

  • Warum? Weil du am Anfang des Tages noch genügend Kraft haben (solltest), alles weitere kann mit etwas weniger Kraft und Konzentration erledigt werden. Deshalb ist es auch so eine schlechte Idee, die Steuererklärung am Abend zu machen, da bist du eh schon müde und weniger leistungsfähig, auch wenn es verführerisch ist, die unangenehmen Aufgaben so lange wie möglich vor sich her zu schieben. Du vergeudest aber viel Power, in dem du schlechte Gedanken, ein schlechtes Gewissen und so weiter an die Dinge verschwendest, die eh gemacht werden müssen, aber immer noch nicht erledigt sind. Gib dir einen Ruck, belohen dich, motivier dich und – Augen zu und durch. Wi rvegressen es allzu schnell: Erst einmal angefangen, geht es meist leichter von der Hand als gedacht.
  • Freizeit ist keine Sache, die man einfach streichen sollte, wenn es zeitlich eng wird. Im Gegenteil, jede Stunde, die du in dich selbst inverstiest, ist gut investiert. Sie schützt dich und deine Gesundheit, Zudem ist es rein ökonomisch klug, Pausen einzulegen und dich zu pflegen: Wer auspannt und auftankt, ist auf Dauer leistungsfähiger, macht weniger Fehler und trifft die besseren Entscheidungen. Das würdest du bei deinen Angestellten doch auch investieren, oder …? Warum also nicht bei deinem wichtigsten Helfer / dir selbst?!

    Wann immer möglich, erledige ähnliches gleich zusammen.

  • So sparst du Wege, Nerven und Arbeitsgänge. Zwei Kunden in der Nähe? Zwei Telefonate können zur gleichen Zeit hintereinander geführt werden? Auch Bürokratie lässt sich gut zusammenfassen: Führe doch einen Rechnungsvormittag die Woche ein, statt ständig mal hier mal da etwas zu erledigen.
  • Wenn es mögich ist, outsourcing nutzen: Gib die Arbeit an Menschen ab, die darin mehr Routine haben, zudem mehr Erfahrung und daran auch noch mehr Spaß haben. Meist spart das Zeit und Nerven, auf Dauer auch Geld, wenn du nämlich deine Zeit und Kraft mehr darin investieren kannst, was du kannst und magst und / oder: Akquise statt Bestellungen verschicken oder die Umsatzsteuer machen?
  • Wir brauchen fast eine Viertelstunde, um wieder reinzukommen, wenn wir in einer Arbeit unterbrochen wurden. Also: Igel dich ein, vereinbare feste Sprechzeiten – auch für deine Mitarbeiter und: Wenn du im Home Office arbeitest, führe die “Nur im Notfall Regel” ein und setze sie konsequent durch, sonst wirst du nie fertig werden, aber ständig Pfalsetr aufkleben, Pakete annehmen oder die Wäsche machen.
  • Am Ende des Tages gibt es die Kontrolle: Was ist geschafft? Was nicht? Wichtig, gib dir nicht die Schuld an Dingen, die nicht geklappt haben. Das demotiviert und macht keinen Spaß. Sag leiber, “es hat nicht funktioniert”, statt “ich habe versagt”.
  • So und was jetzt? Gibt es etwas, das du unbedingt noch heute erledigen möchtest? Schaffst du das noch? Dann ran. Wenn nicht: abschalten, keine Mails, kein Handy zwischendruch, nur noch Quality time, mit dir, deiner Familie, deinen Freunden oder deinem Buch 😉

    Du bist gut!

    Freu dich und freu dich an dem, was du geschafft hast. Lobe dich, belohne dich und mach den Plan für den nächsten Tag und zwar dann, wenn du soweit bist … Ganz wichtig: Ein Tag in der Woche mindestens ist komplett frei. Gönne deinem Kopf eine Auszeit und widme dich nur deinen Sinnen, deinem Körper, deinem Sein jenseits des Business.Viel Erfolg!

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    Danke! Ich freu mich, deine Barbara!